Aujourd'hui :

Quelques conseils pour minimiser la taille des fichiers

A- Le problème des images
Le plus gros problème avec WORD reste, depuis les premières versions, la gestion des images que l'on insère dans un document.
Même si les dernières versions ont fait de remarquables progrès, il est bon de connaître le fonctionnement du logiciel pour éviter les fichiers qui enflent pour un résultat qui ne le mérite pas...
Il vaut mieux importer une image depuis un fichier qui existe sur le disque dur plutôt que d'utiliser le "copier/coller" depuis un logiciel de dessin ! Quitte à enregistrer une image pour l'importer dans WORD et détruire finalement le fichier...

Tout simplement parce que WORD conserve (maintenant, c'est à dire depuis WORD 97) le format originel de l'image. Donc importer une image au format JPG ou GIF prend moins de place que d'importer une image depuis le presse-papier car le copier/coller se fait au format Bitmap.

B- L'enregistrement rapide
Il est très important, surtout avec les ordinateurs actuels qui sont très puissants par rapports aux travaux de bureautique demandés, de retirer l'option d'enregistrement rapide.

Pour cela, dans le menu Outils / Options... de word, choisir l'onglet Enregistrement (voir image ci-dessous) et décocher Autoriser les enregistrements rapides.

En effet, l'enregistrement rapide est une option de l'enregistrement en arrière plan: lorsque le logiciel fait une copie de sauvegarde en cours de traitement du document toutes les xx minutes, il a le choix entre copier tout le document ou n'enregistrer que les changements depuis le précédent enregistrement, en ajoutant ces modifications à la copie précédente... donc on accumule une série de phrases tapées, effacées, d'autres phrases, d'autres effacements... plutôt qu'un seul texte.

C- Le choix du format d'enregistrement
Si le document ne contient que du texte ou du texte et des tableaux ou si la mise en page est très simple, pourquoi ne pas demander à WORD de faire un enregistrement dans un format antérieur à la version du logiciel (note: ne pas oublier d'installer les filtres de texte nécessaires) ?
Pour cela, au moment de donner un nom au document, il faut choisir dans un menu déroulant le format désiré:

Voir également, plus bas, le chapitre sur les filtres à l'installation de Word.

Par exemple: un simple courrier peut être enregistré au format Word 2 plutôt que Word 2000 ou XP... car les fichiers des versions précédentes sont beaucoup plus légers ! (sauf cas, déjà expliqué, des fichiers contenants des images). Pour en juger vous-même, voici un test réalisé avec 3 types de documents:
 

Bien sûr, il faut être conscient que quelques effets de mise en page peuvent disparaître: il n'y avait pas d'effet "stabilo", de centrage verticale des mots dans les tableaux ou la gestion du format JPG avec Word 2... je vous conseille de faire un ou deux essais avec des fichiers que vous possédez pour voir les (petites) différences possibles.

Compatibilité: ouvrir un fichier DOC sous MS-WORD

Le bon choix des filtres de lecture/écriture à l'installation

Lors de l'installation de MS-WORD (ou même plus tard, en réutilisant le CD d'installation), il est préférable de demander une installation personnalisée (plutôt que minimale ou par défaut). Dans ce cas, nous pouvons choisir les filtres qui seront installés sur l'ordinateur. C'est à ce moment que les futures problèmes de compatibilité de documents se jouent:
Veiller à cocher quasiment tous les filtres de texte et d'image si l'on veut être sûr d'ouvrir n'importe quel document et importer n'importe quelle image !
Ce sont également ces filtres qui permettent d'enregistrer un fichier dans un aute format que le format MS-WORD.
Cette opération ne prend pas beaucoup de place sur le disque dur.

Les formats Word 6.0 et 95 sont identiques; donc Word 6 lira les fichiers produits par word 97 sans avoir à ajouter de filtre.
Les formats Word 97 et 2000 sont identiques ; donc qord 97 lira les fichiers 2000 sans ajouter de filtres.

Le logiciel en téléchargement ci-dessous permet la lecture/écriture du format Word 97-2000 pour les utilisateurs de Word 95
TELECHARGEMENT  wrd97conv.exe
Conversion Word 97-2000 / Word 95
Taille : 1,1 Mo (c) Microsoft, logiciel GRATUIT

Ouvrir un fichier DOC sans MS-Word
A- Les viewers

Il est posible d'installer un "viewer" (="lecteur") pour les fichiers word. Il en existe aussi pour les autres application du pack MS-Office (Excel, Powerpoint). Voici l'outil pour lire les fichiers word:

TELECHARGEMENT  wd97vwr32.exe
Viewer word 97-2000 Taille : 4,35 Mo
(c) Microsoft, logiciel GRATUIT

Ce logiciel permet de lire et d'imprimer les fichiers Word 97 et 2000. (à placer sur un CD si vous souhaitez distribuer vos documents)

B- La solution OpenOffice.org

Voir la page dédiée à OpenOffice.org sur ce site : ici

Les dernières versions sont compatibles avec MS Office XP (et les précédentes) !

Pour sa version PC, ce logiciel s'installe par un fichier qui avoisine les 90 Mo (site en français : http://fr.openoffice.org/).

Attention : En maison de la presse, les magazines qui proposent ce logiciel au téléchargement "n'offrent" (bien grand mot puisqu'ils font payer cher leur magazine pour un logiciel lui-même gratuit !!) pas toujours la dernière version en cours !!

OpenOffice.org permet de remplacer, gratuitement, MS-Word, MS-Excel, MS-Powerpoint avec, en plus, l'export au format PDF en natif (Voir la page dédiée à OpenOffice.org sur ce site : ici )

 Ne vous privez pas d'un outil évolutif, gratuit et performant !